------------------------------------------------------------- JAARWISSELING 1999-2000 In verband met de mogelijkheid van millenniumproblemen tijdens de jaarwisseling bij het gebruik van de computers en andere datumgevoelige apparatuur, volgen hier een aantal mededelingen en aanwijzingen voor docenten en en alle andere medewerkers voor de periode 15 december t/m 7 januari. Onderwijsmateriaal deadline 1. Onderwijsmateriaal dat nodig is in week 1 en 2 dient voor 15 december te zijn aangeleverd bij de repro. Deadline 15 december Tentamens 2. De tentamens voor de tentamenperiode die in week 1 start dienen voor 15 december aangeleverd te zijn bij de repro. Deadline 15 december Postbezorging 3. Vrijdag 24 december is er 1 postronde en er wordt geen post Verstuurd 4. Vanaf maandag 3 januari zijn er weer 2 postrondes en wordt de post weer verzonden Databestanden 5. Alle medewerkers dienen hun belangrijke bestanden met studentgegevens, onderwijsmateriaal enz. op te slaan en te bewaren op de G:\schijf (netwerk). Deadline 23 december Het is niet onverstandig om bestanden/documenten die voor gebruik in week 1of 2 nodig zijn, op diskette mee te nemen; in geval van aanhoudende netwerkstoringen kan men er dan toch over beschikken. Deadline 24 december, 11 uur. Het FAB maakt van de databestanden van de FEM backups voor de jaarwisseling op de gebruikelijke wijze en bewaart die tijdens de jaarwisseling buiten het gebouw. Specifieke bestanden van diensten en afdelingen waarvan de beschikbaarheid in week 1 en 2 van groot belang is, dienen in hard-copy vorm (op papier) aanwezig te zijn. Deadline 20 december Lokalen 6. De practicumlokalen worden op 24 december afgesloten en kunnen in week 1 alleen gebruikt worden voor de tentamens. De lokalen 008 en 009 zijn vanaf 5 januari beschikbaar voor vrij werken. Werkplekken en apparatuur in gangen en op pleinen 7. Deze apparatuur wordt zover noodzakelijk op 24 december uitgezet en de stekker ervan uit het stopcontact gehaald. Zij zullen door de interne dienst weer worden aan gezet op 3 januari indien daarvoor het sein is gegeven Andere medewerkers mogen de apparaten niet aanzetten! Mediatheek 8. De mediatheek is op 24 december, 3 en 4 januari gesloten Verkooppunt 9. Het verkooppunt is op 20.21,22 en 23 december tot 16.30 uur geopend 10. Vrijdag 24 december t/m dinsdag 4 januari is het gesloten. Infrastructuur en software 11. In de afgelopen maanden zijn de computers, de servers, het netwerk en de software van de FEM getest en waar nodig vervangen. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan het herinrichten van het netwerk om op 31 december over een millenniumproof infrastructuur te kunnen beschikken. Het steunpunt controleert of de onderwijssoftware gestart kan worden. Docenten dienen voor de tentamens zelf te controleren of de software inhoudelijk ook goed werkt. Deadline start tentamenperiode 12. Voor de HvU wordt door het FAB gewerkt aan het afronden van de noodzakelijke aanpassing en vervanging van de hogeschool applicaties (Vubis, Comi-S, Exact) 13. In de FEM zal met ingang van het nieuwe jaar de installatie van de nieuwe softwarepakketten gereed zijn. Daarmee verdwijnt Word Perfect definitief. De oude versies voor EXACT en voor SPSS kunnen voor eigen risico gebruikt worden tot na de tentamens in januari en worden daarna afgesloten. Deadline 24 Januari 2000 Afsluiten computers en printers op de werkplekken 14. Alle medewerkers zetten bij het verlaten van het gebouw op hun laatste werkdag voor de vakantie hun computer en printer uit. Deadline 24 december, 11.00 uur Daarna verwijderen zij de stekkers van deze apparaten uit het stopcontact voor de stroom en leggen de stekkers op het toetsenbord. Deze verwijdering is noodzakelijk vanwege het risico op schade. Deadline 24 december, 12 uur De afdeling of dienst is verantwoordelijk voor de controle op de kamers van haar medewerkers of de stekkers verwijderd zijn en voert deze controle uit voor de sluiting van het gebouw Het niet verwijderd hebben van stekkers is voor eigen risico van de afdeling en diensten. Aanzetten en in gebruik nemen Computers en printers op de werkplekken 15. De apparatuur op de werkplek mag niet eerder worden aangezet dan nadat het sein daartoe is gegeven. Dit gebeurt op zijn vroegst op drie januari om 13.00 uur op het mededelingenbord in de centrale hal bij de klok. 16. Indien het netwerk of andere delen van de infrastructuur dit niet toestaat wordt dit sein later gegeven. Mededelingen hierover worden gedaan op het bord in de hal om: 14.00, 15.00, en 16.00 uur op 3 januari 9.00, 12.00, 15.00 en 17.30 op 4 januari Storingen 17. Indien na het aanzetten en starten van de computers en printers zich storingen voordoen op de werkplekken worden deze op 5, 6 en 7 januari bij het afdelingssecretariaat gemeld. Het secretariaat heeft een checklist voor het opnemen van storingen Het secretariaat zorgt voor melding bij het steunpunt. Indien mogelijk volgt op deze melding een mededeling wanneer de storing zal worden aangepakt. 18. Medewerkers kunnen pas weer rechtstreeks storingen melden bij het steunpunt wanneer hierover een mededeling op het bord in de centrale hal is verschenen op een van de genoemde data. Zie mededelingenbord Openstelling gebouw 19. Het FEM-gebouw wordt op 24 december om 12 uur gesloten voor alle medewerkers. Daarna maken de medewerkers van de facilitaire dienst een ronde langs de lokalen en apparatuur in gangen en op pleinen om te controleren of alle apparaten uit staan en de stekkers uit het stopcontact zijn verwijderd. Deadline 24 december, 12.00 uur 20. Op 3 en 4 januari is het gebouw voor studenten gesloten 21. Medewerkers van afdelingen en diensten worden kunnen op 3 en 4 januari werken, maar kunnen pas vanaf 5 januari rekenen op ondersteuning van het steunpunt. Met uitzondering van medewerkers van het steunpunt en de facilitaire dienst wordt iedereen geadviseerd om op 3 en 4 januari verlof op te nemen. Ondersteuning door het steunpunt 22. Op drie en vier januari geeft het steunpunt voorrang aan het verhelpen van storingen aan de algemene voorzieningen en stelt prioriteiten in overleg met het hoofd facilitaire dienst en informatiemanager. 23. Vanaf 5 januari worden bij het afhandelen van storingen door het steunpunt worden de prioriteiten gesteld door hoofd p en f , informatiemanager en coördinator steunpunt. Hierbij wordt in principe de navolgende prioriteitstelling aan gehouden: 1. Practica 2. Roosterbureau 3. Mediatheek en reproductie 4. Afdelingssecretariaten 5. Salarisadministratie 6. Financiële administratie 7. Studentenadministratie 8. Overige werkplekken Crisisteam 24. De faculteit heeft in het kader van het millennium, voor zover dit mogelijk is, allerlei voorzieningen getroffen en noodplannen opgesteld. Wij verwachten geen onoverkomelijke problemen. In het geval deze zich toch zullen voordoen dan is er een crisis team samengesteld dat bestaat uit: Gabrielle Haanen, Janus Ruighaver, Frans Nijenhuis, Joop Westgeest, Inge Noordijk, Gerda Eversdijk FaB, Leo Grootveld en Ruud Korporaal Aanwezigheid 25. Voor alle medewerkers van de diensten, diensthoofden en afdelingsdirecteuren en hoofden van afdelingssecretariaten van afdelingen geldt dat zij op 3 januari aanwezig zijn, dan wel telefonisch bereikbaar zijn. In de eerste week van januari kan alleen verlof worden opgenomen met nadrukkelijke toestemming van diensthoofd af afdelingsdirecteur. Communicatie 26. De communicatie met de pers verloopt via het crisisteam. ------------------------------------------------------------------